Członek zarządu spółki powiązanej może głosować na zgromadzeniu wspólników

Wspólnicy spółki z o.o. nie mają obowiązku osobiście uczestniczyć i głosować na Zgromadzeniu. Mogą w tym celu ustanowić pełnomocnika. Zgodnie z przepisem art. 234 § 2 pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i powinno być dołączone do księgi protokołów. W myśl § 3 tego przepisu członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

Stosownie do art. 234 § 4  przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela.

Powstaje zatem pytanie, czy osoba fizyczna pełniąca funkcje członka Zarządu w dwóch spółkach powiązanych kapitałowo lub prokurent zatrudniony w spółkach powiązanych może bez ograniczenia uczestniczyć i oddawać głos na Zgromadzeniach Wspólników tych spółek. Wydawać się może, że z uwagi na przepis § 4 takie jego uprawnienie jest wyłączone. Jednak przy bliższe analizie przepisu nasuwają się zróżnicowane wnioski.

Dla potrzeb tej analizy przyjmijmy, że Pani M. jest jedynym członkiem Zarządu spółki z o.o. A oraz członkiem Zarządu spółki B, w której Spółka A, która posiada udziały. Pan W jest prokurentem samoistnym Spółki A i jednocześnie pracownikiem Spółki B.

Wyłączenie możliwości zastępowania wspólnika spółki z o.o. na Zgromadzeniu i oddawania w jego imieniu głosu przez członków Zarządu dotyczy dwóch sytuacji: kiedy wspólnik udziela pełnomocnictwa lub kiedy jest reprezentowany przez „innego przedstawiciela”.

Pan W jest prokurentem samoistnym, a zatem szczególnym pełnomocnikiem Spółki A (art. Art. 109¹ kc). Skoro jest zatrudniony w Spółce B – nie będzie mógł reprezentować jej ZW Spółki A.

Natomiast aby udzielić odpowiedzi na pytanie, czy Pani A – niebędąca wszak pełnomocnikiem – będzie mogła oddać głos w imieniu Spółki A na Zgromadzeniu Wspólników Spółki B, należy rozważyć czy jest ona przedstawicielem Spółki A.

Pani M jest piastunem organu, czyli Zarządu. Zgodnie z teorią organów oświadczenie woli składa i dokonuje czynności prawnej nie organ osoby prawnej, lecz sama osoba prawna. Oświadczenie woli złożone przez organ jest uważane za oświadczenie woli tej osoby prawnej, a działanie piastuna organu osoby prawnej uważane jest za działanie samej osoby prawnej. Piastun organu tym różni się od pełnomocnika oraz przedstawiciela, że pełnomocnik lub przedstawiciel oświadcza własną wolę, czyni jednak to w imieniu osoby reprezentowanej tak, że oświadczenie wywołuje skutki wprost w odniesieniu do osoby zainteresowanej, a nie w odniesieniu do osoby działającej. Organ osoby prawnej wchodzi w skład struktury organizacyjnej osoby prawnej, natomiast przedstawiciel pozostaje – przynajmniej w zasadzie – poza strukturą organizacyjną osoby prawnej.

Skoro zatem Pani nie jest przedstawicielem Spółki A, to tym samym stosowane per analogiam ograniczenia dotyczące pełnomocnika nie będą jej dotyczyły. W konsekwencji, mimo że jest członkiem Zarządu Spółki B – może głosować na Zgromadzeniu Wspólników Spółki B w imieniu wspólnika – Spółki A.

Natomiast, w moim osądzie, Pani M powinna powstrzymać się od oddawania głosu w związku z uchwałami, które dotyczą jej osoby, w tym w szczególności przy uchwale o udzieleniu absolutorium.

W tym zakresie na uwagę zasługuje przepis art. 209 ksh stanowiący, ze w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek zarządu powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw i może żądać zaznaczenia tego w protokole.

Moim zdaniem, chociaż przepis ten znajduje się w części odnoszącej się do prowadzenia spraw Spółki, a więc kwestii wewnętrznych – w opisanym stanie faktycznym znajdzie zastosowanie, pomimo że dotyczy on stosunków zewnętrznych, to znaczy relacji między dwiema Spółkami powiązanymi.